Änderung des Nachweisgesetzes: Bürokratieentlastung auch in der betrieblichen Altersversorgung (bAV)

Zum 1. Januar 2025 tritt das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) in Kraft. Daraus ergeben sich einige Änderungen für das Nachweisgesetz (NachwG), die auch auf die bAV anwendbar sind und die Verwaltung entlasten. Das BEG IV sieht vor, dass Arbeitsverträge unter bestimmten Bedingungen nicht nur in Schriftform, sondern neuerdings auch in Textform abgeschlossen werden dürfen.

Was für Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages bislang galt
Bisher waren das Arbeitsverhältnis betreffende Vertragsbedingungen gemäß NachwG nur in Schriftform rechtskräftig (siehe § 126 BGB). Die elektronische Form hatte damit keine Gültigkeit. Zwar schließt die in diesem Zusammenhang maßgebliche EU-Richtlinie 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20.6.2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union die elektronische Form nicht aus. Die deutsche Rechtsprechung beinhaltete bislang jedoch eine darüber hinausgehende Einschränkung.

Schriftformerfordernis verursacht hohen Aufwand
Das Schriftformerfordernis verlangt eine eigenhändige Unterschrift auf Papier, damit entsteht ein hoher – teilweise unnötiger – Verwaltungsaufwand. Für Arbeitgeber verursacht diese Regelung Mehrbelastungen in Form eines erhöhten Personaleinsatzes sowie zusätzlicher Kosten. Auch im Bereich der betrieblichen Altersversorgung kann die Papierform enorme Kapazitäten binden – beispielsweise beim Abschluss von Entgeltumwandlungsvereinbarungen bei kollektiven arbeitnehmerfinanzierten Versorgungswerken. Vor einer Weile äußerte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in einer Stellungnahme die Ansicht, dass das NachwG „auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“ sei. Allerdings war zu diesem Zeitpunkt unklar, ob Gerichte diese Meinung uneingeschränkt gestützt hätten.

Neu: die elektronische Form mit qualifizierter Unterschrift
Mit dem BEG IV herrscht in dieser Frage nun Rechtssicherheit. Der erste Entwurf der für das NachwG geplanten Änderungen beinhaltete lediglich die qualifizierte Unterschrift: Die Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages sollte künftig in elektronischer Form im Sinne von § 126b BGB möglich sein – vorausgesetzt, das entsprechende Dokument wird in ausdruckbarer Form übermittelt.

Weitere Erleichterung: die Textform (unter bestimmten Voraussetzungen)
Es gab sehr viele Rückmeldungen, unter anderem von der Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung, zu dem Thema, . Im Ergebnis kam es zu weiteren Erleichterungen, die mit der neuen Regelung ab 1.1.2025 in Kraft treten. Die Bundesregierung griff im Gesetzgebungsverfahren den Vorschlag auf, den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen künftig in Textform zu ermöglichen. Dem Wortlaut der neuen gesetzlichen Regelung ist zu entnehmen, dass die Textform künftig zugelassen ist, wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Zugang zu den betreffenden Informationen haben, Speichern und Drucken möglich ist und der Arbeitgeber von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern einen Empfangsnachweises einfordert. Einen schriftlichen Nachweis muss der Arbeitgeber nur auf Verlangen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zur Verfügung stellen.
Weiterhin erforderlich ist die Schriftform bei der Nachweiserteilung nur in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Die gesetzliche Änderung berührt ausschließlich das Nachweisgesetz. Sie hat keinen Einfluss auf andere gesetzliche Bestimmungen, die das Schriftformerfordernis noch enthalten (beispielsweise § 6a EStG).

Arbeitgeber als Gewinner der Neuregelung
Die bAV-Verwaltung wird von den Neuerungen profitieren. Als Vorteil zu nennen sind vor allem der Bürokratieabbau und der reduzierte Kosten- und Personalaufwand. Dass die Bundesregierung während des Gesetzgebungsverfahrens weitere Vorschläge zur Zulässigkeit der Textform berücksichtigt hat, hat den praktischen Nutzen der künftigen Regelung noch vergrößert: Die im ersten Regierungsentwurf vorgesehene Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne von § 126a BGB hätte schlichtweg mehr Aufwand als die reine Textform bedeutet. Hinzu kommt, dass die qualifizierte elektronische Signatur in der Praxis nicht überall verfügbar gewesen wäre. Das BEG IV wird in besonderem Maße jene Firmen entlasten, die Remotearbeit anbieten oder mehrere Standorte haben.

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