Die Änderung des Nachweisgesetzes – auch ein Vorteil für die betriebliche Altersversorgung (bAV)!

Der Bundesrat hat dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) am 18. Oktober 2024 zugestimmt. Zum 1. Januar 2025 treten wichtige Maßnahmen des BEG IV in Kraft, unter anderem einige Neuregelungen für das Nachweisgesetz (NachwG) und damit auch für die Verwaltung der bAV. Künftig wird Folgendes gelten: Arbeitsverträge können neben der herkömmlichen Schriftform nun auch in Textform abgeschlossen werden, wenn bestimmte Rahmenbedingungen beachtet werden.

Wichtige Neuerungen für die betriebliche Altersversorgung
Bislang verlangt das NachwG für Vertragsbedingungen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, die Schriftform (siehe § 126 BGB). Die elektronische Form ist somit bisher in jeglicher Form ausgeschlossen. Das deutsche Recht war damit bislang enger gefasst, als es die in diesem Zusammenhang maßgebliche EU-Richtlinie 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20.6.2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union vorsieht. Dort ist die elektronische Form nicht ausgeschlossen.

Die Nachteile des Schriftformerfordernisses
Das Schriftformerfordernis macht Abläufe aufgrund der Anforderung der eigenhändigen Unterschrift auf Papier bisher teils unnötig aufwendig. Arbeitgebern können hierdurch Mehrbelastungen aufgrund eines erhöhten Personaleinsatzes sowie zusätzlicher Kosten entstehen. Dies gilt auch für die betriebliche Altersversorgung. Dort kann zum Beispiel bei kollektiven arbeitnehmerfinanzierten Versorgungswerken der Abschluss von Entgeltumwandlungsvereinbarungen „in Papierform“ erhebliche Kapazitäten binden. Zwar vertrat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in einer Stellungnahme vor einiger Zeit die Meinung, das NachwG sei „auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“. Doch ob sich Gerichte dieser Meinung uneingeschränkt angeschlossen hätten, wäre abzuwarten geblieben.

Die Neuerung: Nicht nur die elektronische Form mit qualifizierter Unterschrift...
Im Rahmen des BEG IV hat der Gesetzgeber hier nun zum einen Erleichterungen und zum anderen Rechtssicherheit geschaffen. Der erste Entwurf der für das NachwG geplanten Änderungen sah zunächst nur vor, dass künftig die Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages in elektronischer Form im Sinne von § 126b BGB – also mit qualifizierter Unterschrift – ermöglicht werden sollte. Dies sollte unter der Voraussetzung gelten, dass das jeweilige Dokument in elektronischer Form im Sinne von § 126b BGB in ausdruckbarer Form übermittelt wird.

... sondern sogar die Textform (unter bestimmten Bedingungen)
Doch aufgrund vielfacher Rückmeldungen, unter anderen der Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung, wird es zu weiteren Erleichterungen kommen. Es wurde angeregt, dass künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden soll. Diese Vorschläge hat die Bundesregierung im Gesetzgebungsverfahren erfreulicherweise aufgegriffen. Die Textform wird nach dem Wortlaut der künftigen gesetzlichen Regelung dann zugelassen werden, wenn die betreffenden Informationen den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Nur wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer es verlangen, muss der Arbeitgeber ihnen noch einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Lediglich in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes wird die Schriftform bei der Nachweiserteilung erhalten bleiben. Die neue Regelung tritt zum 1. Januar 2025 in Kraft. Die gesetzliche Änderung betrifft allein das Nachweisgesetz. Andere gesetzliche Bestimmungen, in denen das Schriftformerfordernis noch enthalten ist (beispielsweise § 6a EStG), bleiben hiervon unberührt.

Klare Vorteile für die Arbeitgeber
Michael Gerhard, Aktuar (DAV), Longial, kommentiert: „Für die bAV-Verwaltung werden sich durch die Neuerungen deutliche Vorteile ergeben, vor allem hinsichtlich des Bürokratieabbaus sowie des Kosten- und Personalaufwandes.“ Dabei ist ausdrücklich zu begrüßen, dass im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens noch die weiteren Vorschläge zur Zulässigkeit der Textform aufgegriffen wurden. Denn auch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne von § 126a BGB – wie sie im ersten Regierungsentwurf vorgesehen war – ist naturgemäß aufwendiger als die reine Textform. Die qualifizierte elektronische Signatur hätte auch nicht überall in der Praxis zur Verfügung gestanden. Besonders von den Neuerungen profitieren werden Firmen, die an mehreren Standorten tätig sind, oder solche mit remote tätigen Mitarbeitern.