Gegenwart und Zukunft der bAV: Digitale Plattformen - DSGVO-konforme Transparenz bei der bAV-Verwaltung

Von Papierbergen zu digitalen Plattformen
Bisher bedeutet die Verwaltung von Betriebsrenten in vielen Unternehmen nach wie vor eine gleichzeitige Verwaltung großer Papierberge. Denn die meisten Dokumente werden in Papierform erstellt und bearbeitet: Das beginnt bereits mit der Teilnahme: Ein Antrag wird ausgedruckt, unterschrieben und zur Eingabe im Entgeltabrechnungssystem an die HR-Abteilung weitergegeben. Anschließend wird er, ebenfalls in Papierform, an einen Finanzierungsträger weitergeleitet. Dieser erfasst dann die Daten manuell und legt zum Beispiel eine Versicherung an. Den Versicherungsschein erhält der Arbeitnehmer wiederum als papiergebundenes Dokument. „Dieses Beispiel ist natürlich eine vereinfachte Darstellung der Abläufe. Die Praxis in der bAV sieht oft komplexer aus und beinhaltet mehr Prozessschritte“, so Mathias Nolle, Leiter Geschäftsbereich Administration, Prozesse, IT der Longial. Dennoch wird anhand des Beispiels deutlich, dass eine transparente Darstellung von Arbeitnehmerdaten meist mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Als Lösung bietet sich eine digitale Plattform an. Sie sammelt Informationen, bündelt sie und stellt sie – verständlich aufbereitet – allen Beteiligten digital und in Echtzeit zur Verfügung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Bearbeitungszeit reduziert sich dadurch deutlich, zudem ermöglicht die Plattform eine transparente Darstellung aller Daten.

DSGVO-konforme bAV-Administration im Mittelstand
Mit der transparenten Aufbereitung personenbezogener Daten wird eine digitale Plattform auch den Vorgaben der seit Mai gültigen DSGVO gerecht. Die DSGVO definiert überarbeitete, strengere Regeln, wie personenbezogene Daten zu verarbeiten sind. Dies betrifft insbesondere die HR-Abteilungen der Unternehmen und damit auch die bAV-Administration. „Doch gerade in der bAV sind die Daten der Versorgungsanwärter und -nehmer sehr vielfältig – ebenso der Personenkreis, der darauf zugreift: Vom Arbeitgeber und dessen Personalabteilung über den bAV-Träger bis hin zu externen Beratern und Dienstleistern und letztendlich der Arbeitnehmer selbst“, so Mathias Nolle. Die Longial unterstützt Unternehmen hierbei mit der Plattform [ad]LON. Die digitale Bestandsverwaltung ist sowohl von den bAV-Durchführungswegen als auch von den möglichen Finanzierungsformen unabhängig. Sie fasst sämtliche Bearbeitungsaktivitäten zu aktuellen und zukünftigen Betriebsrentnern und deren Versorgungsordnungen zusammen. Somit ist eine 360-Grad-Gesamtsicht auf alle Aktivitäten und Vorgänge der versorgungsberechtigten Mitarbeiter jederzeit gegeben. Als weitere Schritte sind geplant, das System als Plattform zu etablieren und besonders Interaktionen auszubauen. „Das heißt, die Kommunikation soll bei Standardfragen weitestgehend über Chatbots erfolgen. Ferner sollen Self Service-Funktionen direkt abrufbar und fallabschließend ausgeführt werden“, ergänzt der Longial Experte.

Ausblick auf säulenübergreifende Renteninformation
Auch in der aktuellen Legislaturperiode bleibt das Thema Rente auf der Agenda: Der Koalitionsvertrag fordert die Einführung einer säulenübergreifenden Renteninformation. Die Versorgungsberechtigten sollen jederzeit ein verlässliches Bild ihrer individuellen Versorgungssituation aus allen drei Säulen der Altersvorsorge – gesetzliche Rente, betriebliche und private Altersvorsorge – haben. Voraussetzung dafür ist die Digitalisierung und Bündelung aller Daten in einem System. „Eine digitale bAV-Plattform ist daher einer der Grundbausteine, damit die Daten der zweiten Säule in ein übergreifendes Informationssystem einfließen können“, fasst Mathias Nolle zusammen.